Chefssekreterare

Arbetsplatsen

Vi söker en chefssekreterare till kommundirektören på kommunledningsförvaltningen. Kommunledningsförvaltningens roll är att leda, samordna och stödja hela organisationens arbete mot uppsatta mål och visioner.

Arbetsuppgifter

Som chefssekreterare på Kommunledningsförvaltningen erbjuds du en central, betydelsefull och varierande roll. Rollen innebär att arbeta nära kommundirektören och vara stöd i administrativa arbetsuppgifter samt att följa upp och skapa en god struktur avseende ledningsrutiner och dokumentation. Det är ett omväxlande arbete och du ges stor möjlighet att utforma arbetets upplägg tillsammans med uppdragsgivaren. Du ska gilla att jobba med såväl rutinuppgifter som utmanande utvecklingsarbete.

 Som chefssekreterare är du också involverad i de politiska ärendeprocesserna, kopplade bland annat till kommunstyrelsens ordförande. Du är en viktig del av att skapa förutsättningar för kommundirektören till god struktur och effektivitet i arbetet.

Arbetsbelastningen varierar och du måste veta hur man prioriterar många olika uppgifter. Arbetet är i första hand att stödja kommundirektören men kan också innehålla ad hoc-administrativa uppgifter för resten av kommunledningsförvaltningen, därför behöver du var flexibel i ditt arbete. Vi söker en person som kan hantera allt utan att förlora perspektiv, uppmärksamhet på detaljer eller humor. 

Exempel på arbetsuppgifter som kan komma att rymmas i tjänsten är:

• Dokumentation i form av underlag, minnesanteckningar och protokoll
• Framtagning av presentationsmaterial
• Planering och förberedelse av kommundirektörens möten
• Kommunikation, omvärlds- och mediabevakning
• Prioritera och planera kontakter via mejl och telefon
• Bereda rutinärenden till kommunstyrelsen
• Ordna och samordna besök

Kvalifikationer

Du har relevant eftergymnasial utbildning och lång erfarenhet av uppdrag som chefssekreterare eller från annan administrativ stödfunktion i offentlig verksamhet alternativt koncernledning. Goda kunskaper i MS Office är en förutsättning. Som person är du positiv, serviceinriktad med god samarbetsförmåga, är noggrann och kan arbeta självständigt och har en tydlig initiativkraft. Du är en god administratör, kvalitetsmedveten och intresserad av utvecklingsfrågor.

Du har en stark servicekänsla och älskar att underlätta i andras vardag. Vidare bör du ha en förmåga att fatta beslut och agera proaktivt på så sätt att du förutser alternativa lösningar. Du är duktig på att se möjligheter och att bygga relationer – samtidigt som du är briljant på att organisera, dokumentera och genomföra.

Du är självgående och kan snabbt sätta dig in i nya uppgifter. Du är strukturerad, van att planera och prioritera ditt arbete och strävar efter att ”ligga steget före” samtidigt som du med glädje reder ut oplanerade situationer. Du kan även formulera dig mycket väl i tal och skrift på svenska och engelska. Tyska är meriterande.

Arbetstid/varaktighet

Heltid/tillsvidareanställning. Viss kvällstjänstgöring kan förekomma.

Tillträde

Snarast efter överenskommelse. Vi tillämpar löpande urval.

Kontakt

Kommundirektör Fredrik Geijer, 0708-81 71 14

Fackliga kontakter: www.trelleborg.se/facket

Sista ansökningsdag

2019-09-08 via vårt rekryteringssystem, ej via brev eller e-post.

Inför rekryteringsarbetet har Trelleborgs kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.