Nämndsekreterare, Arbetsmarknadsförvaltningen

Arbetsmarknadsförvaltningen i Trelleborg ansvarar för arbetsmarknadsfrågor, ekonomiskt bistånd, etablering av nyanlända, kommunal vuxenutbildning, Yrkeshögskola och kompetensförsörjningsfrågor. Du får möjligheten att göra skillnad för människor, bidra till kompetensförsörjning, tillväxt, ett viktigt arbete för både individen, kommunen och regionen. Tillsammans arbetar vi för att Trelleborgs kommun ska vara en attraktiv arbetsplats som präglas av öppenhet, respekt och ansvar, vilka är våra värderingar. 

Är du en organiserad problemlösare med god kännedom om offentlig förvaltning och har tidigare erfarenhet av nämndsadministration? Vi söker en engagerad person till en central roll där du får säkerställa att förvaltningens nämndsmöten, handlingar och arkiv håller högsta standard. I rollen som nämndsekreterare är du en grundläggande kugge i den demokratiska processen gällande offentlighet, insyn och allmänna handlingar. 

Arbetsuppgifter

Som nämndsekreterare servar du arbetsmarknadsnämnden, ansvarar för att leda, samordna en rättssäker och effektiv nämndprocess. Du är en viktig länk mellan politik, tjänsteorganisation och medverkar vid presidier och nämndsammanträden. Du kommer att ha ett nära samarbete med vår förvaltningschef, nämndens ordförande och nämndens ledamöter.

Rollen kräver att du har insyn i hela förvaltningens verksamhet, utan att vara expert på de olika sakområdena. Ditt arbete innebär både administrativa och juridiska arbetsuppgifter, där du säkerställer att processer genomförs på ett korrekt och rättssäkert sätt. Då nämndsadministrationen inte tidsmässigt fyller hela tjänsten, är uppdraget utformat med ytterligare områden inom informationsförvaltning.

• Du ansvarar för hela ärendeprocessen vilket inkluderar allt från beredningar, kallelser till nämndsammanträden, protokollskrivning, expediering av ärenden och publicering av anslagsbevis.
• Är nämndens registrator, ansvarar för nämndens diarium, tillser att handlingar och ärenden diarieförs korrekt.
• Driver och bidrar till förbättringar av processer, rutiner kopplade till nämndsprocessen och ingår i kommunens nätverk.
• Skriver tjänsteskrivelser, besvarar remisser och deltar i utredningsuppdrag.
• Ansvarar för uppdatering av förvaltningens delegationsordning.
• Är förvaltningens samordnande arkivredogörare och utgör ett stöd till organisationen i frågor som rör informations- och dokumenthantering.
• Ansvarar för nämndens dokumenthanteringshanteringsplan.
• Ansvarar för nämndens arkiv, informationssystem (analoga och digitala) som hanterar allmänna handlingar/allmän information.
• Du kommer även ha konkreta uppgifter såsom postöppning och arkivhantering.
• Du är en av förvaltningens dataskyddssamordnare och ingår i kommunens nätverk.

Kvalifikationer

Utbildning Du har en akademisk utbildning inom samhälls- eller statsvetenskap, juridik, offentlig förvaltning eller annat relevant område. Goda kunskaper i relevant lagstiftning såsom förvaltningslag, kommunallag, socialtjänstlag, skollag, offentlighets- och sekretesslagstiftningen, regler om allmänna handlingar samt dataskyddsförordningen, GDPR.

Erfarenhet Du har erfarenhet av arbete i politiskt styrd organisation, förstår hur organisation och politiska processer fungerar i kommunal verksamhet. Erfarenhet av nämndsadministration, informationsförvaltning, informationssäkerhet och allmänna handlingar. Det är meriterande med erfarenhet av arbete som nämndsekreterare i kommun eller med arbetsuppgifter som arbetsgivaren bedömer likvärdiga. Erfarenhet av att formulera, skriva och kvalitetssäkra olika underlag och dokument. Uppdraget kräver en mycket hög kunskapsnivå i det svenska språket. Det är ett krav att med lätthet kunna formulera sig muntligt och i skrift, samt att du har en god förmåga att fånga ett budskap och formulera i text. God IT-kompetens, där Officepaketet är en självklarhet, erfarenhet av diarieförings- och ärendehanteringssystem, där W3D3 är meriterande.

Kompetenser Att vilja vara med, bidra till ett serviceinriktat och strukturerat administrativt stöd till alla i organisationen bör vara din drivkraft. Du sätter en ära i att vara det goda stödet till nämnden, chefer och kollegor. Du möter människor på ett prestigelöst, öppet sätt samt har förmåga att sprida positiv energi och bidra till en god arbetsmiljö. Tjänsten ställer höga krav på noggrannhet, lyhördhet, förmåga till såväl självständigt arbete som att samarbeta och skapa goda relationer. Ordning och reda är en självklarhet för dig, du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och låter inte något falla mellan stolarna. 

Du är ansvarstagande, strukturerad, noggrann och har öga för såväl detaljer som helheten. Du är initiativtagande, arbetar proaktivt för att lösa uppgifter och driva arbetet framåt samt arbetar målmedvetet för att nå önskat resultat. Vidare är du är kvalitetsmedveten, har ett serviceinriktat förhållningssätt samt är självständig i att skaffa dig de kunskaper, kontakter du behöver för att utföra uppdraget. Du kan hantera parallella arbetsuppgifter, tar ansvar för att ditt arbete blir utfört i tid och har förmåga att styra om och prioritera arbetsuppgifter utifrån nya omständigheter. En förutsättning för att lyckas i rollen är din egen förmåga att skapa en god administrativ struktur och hitta kloka vägar till effektivt arbete. Vid tillsättande av tjänsten kommer personlig lämplighet att spela en stor roll.

Vi arbetar med löpande urval/intervjuer.