Chefssekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsen

Vi söker en chefssekreterare till kommundirektören och kommunkansliet. Kommunkansliet är kommunfullmäktiges,kommunstyrelsens och valnämndens sekretariat. Kansliets huvuduppgift är att stödja kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommundirektören i arbetet med att styra och leda kommunen. Det innebär att kansliet ansvarar för politisk service och beredning av ärenden. Juridisk rådgivning, utredningsarbete, arkivfrågor och kommunövergripande administration ingår också i kansliets ansvar. Kommunkansliet har även ansvaret för att utveckla och förvalta kommunens ärendehanteringsprocess. Trelleborgs kommun arbetar idag med ärendehanteringssystemet W3D3 och Meetings. Ett av målen för verksamheten är en väl fungerande och effektiv ärendehanteringsprocess.

Arbetsuppgifter

Som chefssekreterare på Kommunledningsförvaltningen erbjuds du en central, betydelsefull och varierande roll i verksamheten. Rollen innebär att arbeta nära kommundirektören och vara stöd i administrativa arbetsuppgifter samt att följa upp och skapa en god struktur avseende ledningsrutiner och dokumentation. Det är ett omväxlande arbete och du ges stor möjlighet att utforma arbetets upplägg tillsammans med uppdragsgivarna. Du ska gilla att jobba med en blandning av rutinuppgifter till utmanande utvecklingsarbeten.

Som chefssekreterare är du involverad i de politiska ärendeprocesserna, kopplade bland annat till kommunstyrelsens ordförande. Som chefssekreterare kommer du att vara en viktig del av att skapa förutsättningar för kommundirektören till god struktur och effektivitet i arbetet. Då kommundirektören och Kommunkansliet arbetar med en bredd av frågor och verkar i olika sammanhang kommer arbetsuppgifterna att variera och uppstå efterhand. Arbetsbelastningen varierar och du måste veta hur man prioriterar många olika uppgifter. Arbetet är i första hand att stödja kommundirektören men kan också innehålla ad hoc-administrativa uppgifter för resten av gruppen, därför behöver du var flexibel i ditt arbete. Vi söker en person som kan hantera allt utan att förlora perspektiv, uppmärksamhet på detaljer eller humor.

Exempel på arbetsuppgifter som kan komma att rymmas i tjänsten är:

• Dokumentation i form av underlag, minnesanteckningar och protokoll

• Planering och förberedelse av kommundirektörens möten

• Registrering av ärenden

• Kommunikation, omvärlds- och mediabevakning

• Prioritera och planera kontakter via mejl och telefon

• Bereda rutinärenden till kommunstyrelsen

• Ordna och samordna besök

• Vänortskontakter

Kvalifikationer

Du har relevant akademisk utbildning och erfarenhet av uppdrag som chefssekreterare, nämndsekreterare, registrator eller annan tillämplig kunskap från offentlig verksamhet alternativt koncernledning. Vi ser gärna att du har erfarenhet från administration på en övergripande nivå. Goda kunskaper i användandet av MS Office är en nödvändighet. Som person är du positiv, serviceinriktad med god samarbetsförmåga, är noggrann och kan arbeta självständigt och har en tydlig initiativkraft. Du är en god administratör, kvalitetsmedveten och intresserad av utvecklingsfrågor.

•Du har en stark servicekänsla och älskar att underlätta i andras vardag. Vidare bör du ha en förmåga att fatta beslut och agera proaktivt på så sätt att du förutser alternativa lösningar.

• Du är duktig på att se möjligheter och att bygga relationer – samtidigt som du är briljant på att organisera, dokumentera och genomföra.

• Du är självgående och kan snabbt sätta dig in i nya uppgifter.

• Du är strukturerad, van att planera och prioritera ditt arbete och strävar efter att ”ligga steget före” samtidigt som du med glädje reder ut oplanerade situationer. Du kan även formulera dig mycket väl i tal och skrift både på svenska och engelska. Tyska är meriterande.

Arbetstid/varaktighet

Heltid/tillsvidareanställning. Viss kvällstjänstgöring kan förekomma.

Tillträde

Snarast efter överenskommelse. Vi tillämpar löpande urval.

Kontakt

Stabschef Charlotte Rosenlund Sjövall 0708-81 71 11

Fackliga kontakter: www.trelleborg.se/facket

Sista ansökningsdag

2018-06-20 via vårt rekryteringssystem, ej via brev eller e-post.

Inför rekryteringsarbetet har Trelleborgs kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.