Aministratör

Arbetsplatsen

Enheten för förvaltningsstöd och verksamhetsutveckling är en service- och stödfunktion åt tekniska servicenämnden, tekniska serviceförvaltningens avdelningar och förvaltningschefen. På vår enhet är vi fem medarbetare och en enhetschef där vi tillsammans ansvarar för att samordna förvaltningens frågor inom ekonomi, kommunikation, administration, nämndsadministration, övergripande verksamhetsutveckling och digitalisering.  

Vår enhet är ett glatt gäng med bred kompetens som stöttar varandra i våra enskilda och gemensamma uppdrag och vi bjuder på många skratt. Vi välkomnar nu dig till den lilla enheten med det stora mervärdet! 

Arbetsuppgifter

I denna roll som administratör spelar du en central roll i att hantera och koordinera administrativa arbetsuppgifter inom vår förvaltning. Du ansvarar för att ta emot, registrera och sortera ingående post och för att hantera fakturor i vårt ekonomisystem Raindance. Som administratör leder och samordnar du förvaltningens arbete med praktikplatser och feriejobb. Du arbetar med att ta fram rutiner, scheman och planerar introduktioner på arbetsplatsen samt ansvarar för att upprätthålla och säkerställa att rätt information finns i våra olika system för uppföljning. Du ansvar för att planera och genomföra forum för avdelningarnas administratörer. Tillsammans med dina kollegor och enhetschef arbetar du även med enhetsövergripande uppdrag enligt verksamhetsplan eller andra tilldelade uppdrag. 

Kvalifikationer

Du som söker tjänsten som administratör ska ha lägst gymnasieutbildning med för tjänsten relevant inriktning mot ekonomi eller administration. Du ska också ha minst tre års yrkeserfarenhet av att ha arbetat med liknande administrativa uppgifter. Tjänstens innehåll kräver att du har goda kunskaper i det svenska språket där du kan uttrycka dig väl både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har arbetat i systemen Raindance, W3D3 och Draftit. Då du i ditt uppdrag som administratör samordnar och planerar förvaltningens uppdrag med praktikplatser och feriejobb är det avgörande att du har en god strukturell förmåga, att du har förmåga att ligga steget före i din planering samt att du också kan se till helheten inom ditt arbetsområde.  

Våra förväntningar på dig i rollen som administratör är att du motiveras av att ta ansvar, att du driver arbetet framåt och att du med ett effektivt arbetssätt prioriterar ditt arbete samt når fram till- och levererar resultat. Inom ditt uppdrag förväntas du skapa och förvalta goda relationer såväl internt som externt, din kommunikativa förmåga kommer att spela en stor roll i ditt arbete. Det är också en självklarhet för dig att ge bra service med hög kvalitet.

Tjänsten som administratör kan komma att ändra sig över tid, du behöver därför vara nyfiken på nya arbetssätt och lösningar samt ha förmåga att anpassa dig till nya situationer utifrån behoven inom tekniska serviceförvaltningen. Vidare kan det uppstå situationer som kräver omprioritering, det är då viktigt att du har förmåga att snabbt ställa om, omprioritera och anpassa dig till nya situationer.  

Eftersom allt Trelleborgs kommun gör grundar sig i vår värdegrund öppenhet, respekt och ansvar så är det viktigt och avgörande, att dessa värden känns lika självklara för dig som de är för oss i vårt arbete. 

Nu är vi mycket nyfikna på dig och ser fram emot din ansökan!